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Administracion del tiempo: Cómo manejo mi tiempo

Administracion del tiempo

Administracion del tiempo

Administracion del tiempo

¿Cómo administrar mi tiempo?

¿Cómo lograr hacer todo o nada?

En las empresas, los gestores de las sociedades son a menudo los llamados “responsables”. Su tarea consiste en tomar decisiones.

Para la gestión del tiempo, es exactamente igual: administramos nuestro tiempo tomando decisiones.

El tiempo es un fenómeno implacable, intangible, no negociable. Desaparece y NADIE tiene el poder de detenerle o volverlo hacia atrás.

Segundo tras segundo, se desgrana. A nosotros nos toca seguir su ritmo o sufrirlo.
Para seguir su ritmo deberemos elegir y ACTUAR.

Actuando, entramos en el baile. Acompañamos el tiempo y él nos acompaña.

Cuando se tiene una vida activa o muy activa, puede ser difícil tener una visión global de todas las múltiples tareas que hay que cumplir urgentes o no, la cita que no debemos olvidar, las compras que debemos hacer, las llamadas telefónicas que debemos efectuar u otras acciones que tenemos que realizar.

Y mientras dejamos pasar las horas, el tiempo desaparece.

No tengo bastante tiempo

Las tareas en el trabajo yo en la casa, la presencia de “ladrones del tiempo”, la desorganización, una división no equitativa de las tareas y la falta de disciplina personal tienen impacto sobre tu agenda. ¿Podré acabar este trabajo a tiempo? ¿Sacaré las ropas de invierno antes de la primera nieve? ¿Recibiré a mis amigos y serviré la comida a la hora?

La falta del tiempo puede convertirse en una fuente importante de estrés. ¿Necesitamos una presión adicional? Entre la casa y el trabajo ya se vive a gran velocidad. Hay que encontrar la manera de repartirse. ¿Cómo?

Gestión del tiempo

Saber administrar el tiempo es esencial para seguir un horario.
Haciéndolo, tus estudios serán prioridad y serás más productivo.

Para administrar tu tiempo:

  • Vigila el tiempo empleado en actividades diversas.
  • Reflexiona sobre la utilización de tu tiempo.
  • Estate atento al tiempo mal utilizado.
  • Aprende a reconocer cuando eres productivo o no. Si sabes cómo emplear tu tiempo será más fácil administrarlo
  • Será útil prepararse una lista de tareas. Escribe lo que debes hacer y decide si lo haces ahora o más tarde, o si puedes delegar esa tarea en otra persona.
  • Es esencial tener una agenda en la cual anotes tus citas, cursos y reuniones.
    Ten claro lo que vas a hacer al día siguiente y acuéstate sabiendo que estás preparado para ello y que no olvidaste nada.
  • Dedica bastante tiempo a dormir, comer y actividades de descanso.
  • Planifica tus tareas y deberes comenzando con los más importantes y acabando por los que pueden esperar
  • Prepárate para las presentaciones orales antes del curso
  • Después del curso date tiempo para reflexionar sobre aquello que aprendiste. Recuerda que al pasar veinticuatro horas olvidamos gran parte de la información aprendida el día anterior.
  • Estudia en períodos de cincuenta minutos. Es conveniente que lo hagas así para que sea más eficaz.
  • Escoge un lugar tranquilo para estudiar.
  • Utiliza juiciosamente el tiempo libre.
  • Estudia durante el día y no durante la noche porque, si estás demasiado cansado, no podrás concentrarte.
  • Vuelve a leer tus notas a final de semana.
  • Deberás ser tú el dueño de tu horario. Tu horario no deberá convertirse en tu dueño

Emplear bien el tiempo

Consejo: cómo administrar mejor el tiempo en tu trabajo

Hacer un trabajo con urgencia, devolver un expediente en el último momento, responder a todas las solicitudes… Después de un día bien aprovechado, un sentimiento de fuerza invade a los que lo han logrado. Sin embargo, para administrar bien tu tiempo, existen algunos consejos simples pero eficaces.

La administración del tiempo en el trabajo: prever, jerarquizar y planificar

Es una regla de base: cada semana haz una lista con todo lo que tienes que hacer y preparar. Luego, estas tareas deberán ser clasificadas según su importancia: lo que es importante y urgente, urgente y no importante, no urgente e importante, no urgente. Esta última categoría de tareas debe ser delegada. Al final, la agenda deberá reflejar prioridades y principios, comenzando por reagrupar actividades. Abrir cada día durante una hora un expediente lleva más tiempo que trabajar en el mismo expediente más seguido. También hay que conservar un margen de tiempo por si surgen imprevistos.

Una vez que la montaña de expedientes está sobre tu escritorio, haz la selección y junta los elementos similares. Continúa clasificando todos los demás documentos de tu escritorio categorizándolos por temática: factura, servicios bancarios, informaciones contables y fiscales, etc.

Consejo: abrir un expediente para los documentos URGENTES, y no vacilar en tirar los papeles inútiles como, por ejemplo, los sobres vacíos.

Manejo de tiempo: Saber delegar

Tienes que contar con los otros. En tu oficina hay colegas eficaces con los que contar y en quienes delegar algunas de tus actividades. En la casa, funciona parecido. Pon a tu compañero o a tus niños a cooperar en las tareas.

La clave: delegar tareas en las personas de confianza que te rodean.

Una mejor organización te permitirá hacer otras cosas como, por ejemplo, relajarte en algunos momentos.

Gestión de tiempo: Haz retroplanning

¿Olvidas anotar tus citas? ¿Te confundes con las fechas? ¿Y si te preparas un retroplanning? Retro planificación es una planificación invertida. Por ejemplo, si tienes que entregar un proyecto el lunes, plantéate que sábado y domingo no trabajarás y que, por lo tanto, deberás tener acabado tu expediente el viernes.

Miércoles y jueves trabajarás en ello. Si ocurre algún imprevisto, quédate más tarde el viernes por la tarde. Así, puedes planificar lo que vas a hacer cada día. Este sistema de retroplanning permite, poniendo la fecha, definir tus prioridades, no verte rebosado y, sobre todo, no hacer todo en el último minuto.

Planificación del tiempo: Identifico las pérdidas de tiempo

Identificar las pérdidas de tiempo es esencial. Colegas que aparecen en cualquier momento en tu oficina y correos electrónicos o sms que llegan a tu teléfono, pueden desconcentrarte. Con todas estas interrupciones no lograrás trabajar de manera continua.

Con arreglo a tu empleo puedes escoger abrir tus e-mail en el trabajo y en casa, únicamente, una o dos veces al día. Hay que saber que los periodos de concentración se tienen por la mañana o a última hora de la tarde, pero no después del almuerzo. Si te sientes inspirado por la mañana, apaga tu teléfono, acabarás más rápidamente la tarea que estés haciendo. Y si alguien aparece en tu oficina dile: “iré a verte tan pronto como acabe”.

Planifico a corto, medio y largo plazo

Planifica a medio y largo plazo para evitar imprevistos. Los expedientes que no sean importantes ponlos a un lado, y enfócate en los que deben ser devueltos cuanto antes. Algunas mujeres quieren ganar tiempo adelantando cosas personales en el trabajo pero, si el trabajo no está acabado, no podrán quedarse más tiempo y tendrán que irse a recoger a los niños.

Se irán con un pensamiento en su cabeza: el expediente no está acabado. Y, quizás, culpabilizándose por ello. Si los niños están de vacaciones escolares, pueden entrar en estado de pánico si antes no han preparado el trabajo. Si se prevé lo que los niños van a hacer de antemano, podrán acceder a mejores actividades y te evitarás el pánico a bordo.

Administro mis emociones

¿Cómo hacer cuando se tienen preocupaciones en la vida personal y cuesta concentrarse en la oficina? Tratemos de echar fuera las preocupaciones internas diciendo: “pensaré en ello después”. Si almacenamos demasiadas emociones, corremos peligro de vernos sumergidos en ellas al no expresarlas. No vaciles en escribir las cosas que te preocupan, es una manera de tener las cosas claras.

Piensa en lo que te hubiera gustado hacer. Redactar cartas de alegría o cólera también es liberador. Si tienes estrés en el trabajo tómate un tiempo para definir el problema, para poner en una lista las soluciones posibles y, sobre todo, para preguntarte cuándo vas a resolverlas. Los pensamientos, a veces, nos dan más miedo que la realidad pero, cuando enfrentamos el problema, nos afecta menos.

Cómo administrar mi tiempo: Hago balance

Es esencial pararse regularmente y hacer balance. ¿Dónde estoy? ¿Cómo puedo hacer para administrar mejor el tiempo? ¿Hay algo que se puede hacer para disponer de más tiempo? Si te sientes agobiado estate atento a las señales de advertencia. Hay un indicador muy simple: si no tienes ganas de ir al trabajo, no es buena señal. Puede que haya surgido un conflicto o que quieras cambiar de vida, pero si antes te gustaba tu trabajo y ahora no, será porque te encuentras en estado de agotamiento.

Lo mismo si pasas malas noches soñando con el trabajo. Hablar con otra persona puede ayudarte a corregir cosas. Podemos ir a consulta una, dos o tres veces, y con esto puede bastar. Esto no es patológico, basta con un pequeño recargue. Lo peligroso son los pensamientos negativos, tipo “voy a fallar”, “no soy bueno”. Si no tienes confianza en ti, corres peligro de no hacer las cosas bien y poner en peligro tu puesto de trabajo.

Me ocupo de mí

Jamás repetiremos bastante lo primordial que es tener tiempo para uno mismo. Puedes escuchar música, leer o hacer deporte. Si no eres deportista, puedes caminar veinte minutos al día. Ocúpate de tu salud: vela por tu sueño y alimentación. No almuerces delante del ordenador, mejor escucha música. Con estos reajustes vas a disponer de más tiempo.

Cinco maneras de administrar mejor el tiempo

Planificar el día

manejo del tiempoLa planificación se concibe utilizando un plan de día, un plan diario, o anotando las prioridades del día en tu agenda.
Desde la noche anterior, el simple hecho de pensar en tu semana y anotar de tres a cinco prioridades para el día siguiente, te ayudará a visualizar tu día, liberará tu memoria y hará trabajar tu subconsciente durante la noche.

Perder el tiempo para ganarlo

Retén bien esto: “lleva tiempo administrar mi tiempo”.
Hay que aceptar “perder” un poco de tiempo cada día para ganarlo. Planificar es ganar tiempo. Un estudio reciente reveló que dedicando ocho minutos al día a planificar, podíamos ganar una hora durante la jornada.

La idea es que cuanta más cosas tengamos que hacer, más necesitamos planificar.

Sin embargo, tenemos tendencia a hacer exactamente lo contrario cogidos por el pánico de querer hacerlo todo. Un pánico que acabaá por paralizarnos y quitarnos toda lucidez para cumplir nuestras prioridades del día.

Aprender a fijar límites

Para administrar bien el tiempo hay que saber fijar límites.

He aquí algunas aplicaciones en la vida profesional transportables a la vida personal y familiar:

  • Fijo un tiempo para cada cosa. ¿Debo redactar un comunicado de prensa? Me doy el tiempo necesario para hacerlo.
  • En el momento de una cita aviso a mi interlocutor, desde el principio, del tiempo de que dispongo. Fijando límites la cita va a celebrarse sin pasarse de tiempo.
  • Ídem para las conversaciones telefónicas: “dispongo de X tiempo”.
  • No doy citas a horas en punto, sino a las 9h 15 en lugar de las 9 horas, o las 14h 45 en lugar de las 14h 30. ¡Efecto garantizado!
  • Anoto los puntos esenciales en el momento de una cita o entrevista telefónica (extracto de conclusiones) inmediatamente después de la conversación y traslado, sobre la agenda, lo que queda pendiente (liberamos el espíritu y evitamos los olvidos).
  • Defino los tiempos de no disponibilidad, zonas de no interrupción fijando, por ejemplo, una o dos horas tranquilas al día, a puerta cerrada si tienes una oficina independiente, sin teléfono, sin correo electrónico y sin niños en las cercanías si estás en casa.

La hora tranquila en la casa te hará bien. También, le hará bien a tu niño que aprovechará para aislarse en su cuarto, para reposar, leer o jugar tranquilamente.

Saber decir no pero también saber decir sí

Saber decir no es difícil. Es más difícil para unos que para otros, porque nuestra capacidad de decir no está directamente relacionada con el conocimiento de nuestras necesidades profundas, nuestros valores y nuestra autoestima.

Cuanto más alta sea nuestra autoestima más fácil nos será decir un no firme, sereno, no agresivo.

Saber decir no es algo que debemos hacer para fijar límites y administrar, eficazmente, nuestro tiempo.

Para evitar desagradar, para aumentar tu capital personal en el seno de la empresa, o para no lastimar a un amigo aceptas las demandas que te son enviadas. No debe ser así. Aprende a decir no sin molestar

He aquí algunos consejos aprender a decir no

  • Con una sonrisa pregunta a la persona si puede esperar.
  • Dile que vuelva más tarde y abre tu agenda para anotar la hora en que regresará.
  • Niégate a hacer los mandatos que pertenecen a otros.
  • Prepara una lista de prioridades y consúltala regularmente.
  • Pídele a tu interlocutor que te explique “por qué es urgente”.
  • Abre tu agenda y echa un vistazo antes de decir “No, puedo” o “comprendo, pero”.

Por cierto, te hará falta coraje. Al principio sentirás un poco de culpabilidad pero obtendrás, rápidamente, una gran satisfacción personal. Practicarlo delante de un espejo puede serte útil.

Tutorial para aliviar tu agenda en menos de cinco minutos

Cuando te sientas agobiado, y creas que no dominas la situación física o psíquicamente, no tengas ningún escrúpulo en aliviar tu agenda.

¿Cómo hacer?

1) Abrimos la agenda.

2) Sacamos su número de teléfono.

3) Anulamos o trasladamos a una fecha posterior la cita.

4) Soplamos fuerte y respiramos.

Es simple, pero terriblemente eficaz.

RELATIVIZA, la tierra no dejará de girar por ello.

Y saca provecho del tiempo que acabas de liberar en tu agenda y en tu espíritu.

Para concluir sobre la administración del tiempo

“Escoger, es ser libre” (Claudy Mailly)

Observarás que se trata de fijar límites, saber hablar, disminuir de trabajo tu agenda… Todo depende de tu elección.

Me gustaría que retuvieras una sola idea:

La gestión de nuestro tiempo reposa en la capacidad de elegir y fijar límites de acuerdo con nuestros valores, respeto de nuestras prioridades y afirmación de lo que somos.

Comprenderlo, experimentarlo, integrarlo en tu vida diaria te permitirá organizar mejor tu tiempo.

Para ir más lejos, les recomendamos el excelente libro: El secreto de la gestion del tiempo

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